【采购人特辑】第一期：一文读懂采购管理的 4 大核心制度，采购人必看！

>>>点击进入：筑龙标事通首页

引言
     在企业运营体系中，采购管理是至关重要的一环，它贯穿了企业生产和运营的各个方面，深刻影响着成本控制、资源配置以及供应链的稳定性和灵活性。有效的采购管理能够帮助企业精准获取所需的商品和服务，提高运营效率，增强市场竞争力。对于采购人员来说，深入研究和完善核心采购管理制度，是推动企业可持续发展、获得竞争优势的关键。
    采购制度在企业资源配置和成本控制中具有重要作用。一套有效的采购制度能够帮助企业准确识别优质供应商，确保产品质量，降低采购成本，并提升采购效率。

一、核心制度一：采购审批规范
（1）标准化流程，确保需求得到满足
    采购审批制度的主要目的是规范采购申请的审批流程，以确保所采购的物资符合公司的需求和相关标准。

    ①在实际操作中，各部门根据日常经营需要填写“采购申请单”，详细列明所需物资的名称、数量、需求日期、预算金额等关键信息，并将其提交给采购部。采购部负责初步审核，依据企业的采购审核管理程序和日常经营情况，认真分析采购需求的合理性。
    ②审核通过后，采购部会对各部门的采购需求进行汇总，编制“采购需求汇总表”，并仔细核对是否存在遗漏。接下来，采购部会进行库存调查，根据物资库存数量和安全存量等数据，采购计划主管和采购专员会计算实际需求数量，制定采购作业计划和“采购申请表”。“采购申请表”需按照规定提交给采购总监和总经理审批。

    ③ 通常情况下，替代品的采购申请由需求部门经理审批，而重要或关键物资的替代品采购申请则需由总经理审批。如果涉及技术问题，还需要相关技术人员参与。采购申请获批后，采购部会制定采购预算，并在采购总监、财务部以及总经办的审批通过后，基于预算编制采购计划并开始实施采购工作。

（2）制度的重要性与关注事项
    这一制度的重要性在于为采购申请的审批提供明确的指导，防止无目的的采购，确保采购的物资满足公司实际需求，提高采购效率，并合理控制采购成本。
    采购人在执行过程中需特别关注以下几点：各部门的采购申请内容是否准确和完整；在汇总采购需求时要进行细致的核查；库存调查数据的准确性；严格遵循不同物资的审批流程和权限，以确保采购申请符合规定并获得批准。

二、核心制度二：采购合同执行管理规定

（1）确保落实，减少风险

    采购合同执行管理制度旨在确保采购合同能够顺利履行，减少违约现象，并提高采购管理的水平。

    ①在采购合同签署后，采购部门根据企业的生产和运营需求以及各部门的申请，编制采购订单。该订单在经过采购总监审批后，会发送给供应商，同时与供应商及时确认订单的接收情况。
    ②在订单执行阶段，采购人员会全面跟踪供应商的生产、备货、交货和库存情况。一旦发现问题，及时反馈并协调解决；如果生产需求发生变化，例如急需物资或生产延迟，采购人员需与供应商积极沟通，协商供货调整和赔偿事宜。同时，还需密切关注库存，确保库存保持在合理水平。
    ③当物资到达时，采购人员会严格按照合同规定确认交货和验收的时间与地点，并对物资的数量、质量及相关单证进行详细检查。对验收合格的物资，办理入库手续；对于不符合合同要求的物资，则根据具体情况采取拒收、要求供应商补齐或索赔等措施。在物资完成验收入库后，采购部会通知财务部依照合同约定进行付款，并跟踪款项到账的情况。
    ④如果在合同执行过程中遇到不可抗力或对方未履行合同义务等情况，采购人员应及时向上级汇报，并根据国家法律法规、企业规章及合同约定与供应商进行协商，必要时可变更或解除合同。在合同执行的整个期间，采购部需以台账的方式详细记录执行情况，妥善保管原始凭证，并严格遵循合同执行的纪律规范，杜绝泄露合同内容或遗失合同等违纪行为。

（2）法律依据及重点关注事项
    根据《中华人民共和国民法典》中的合同编规定，合同一旦依法成立，即对当事人产生法律效力，当事人必须按照约定履行各自的义务。采购合同执行管理制度严格遵循这一法律原则，以确保合同双方的权益得到保障。
    采购人在实施此制度时，应密切关注订单的执行情况，及时处理各种问题。物资验收时要严格把关，准确判断验收结果，并依据相关规定进行处理。当合同执行出现变更时，应按照法定程序和合同约定进行协商解决。同时，要做好合同执行记录，严格遵守相关纪律和规范，避免因违纪行为而带来的法律风险和经济损失。

三、核心制度三：采购授权与审批制度
（1）清晰权限，预防风险
    采购授权审批制度的目的是明确审批人和经办人在采购与付款流程中的权限、职责及工作要求。使用部门、仓储部门及其他相关部门需依据公司采购预算和实际运营需求提出采购申请，并在部门经理签字后，将申请提交给采购部。
    采购部经理、财务总监和总经理按照各自的职责和规定的流程对采购申请进行审核和批准。不同金额的采购项目需在预算范围内进行，审批权限有所区别；对于超出预算或不在预算内的采购项目，必须由财务总监审核并由总经理批准。对于不符合规定的采购申请，审批人员有权要求申请者进行调整或直接拒绝批准。
    采购部经理根据批准的请购内容进行采购安排，采购员负责市场调研、比较质量与价格，制定供应商名单。经过采购部经理审核，并由总经理确认合格供应商后，采购部进行采购谈判并起草采购合同。在合同签订前，需按照采购金额和性质进行相关部门的审核，并由负责人审批。

（2）法律依据及重点关注事项
    该制度的制定符合《中华人民共和国公司法》关于公司内部管理权限划分和规范运营的相关规定，确保公司运营的合规性和稳定性。
   采购人员在工作中应牢记不同采购金额和项目的审批权限，以确保采购活动在授权范围内进行；在选择供应商和签订合同时，必须严格按照流程操作，确保程序的合法合规；要积极配合财务审核，确保付款的准确性；需关注采购账务处理的规范性，协助财务做好对账工作。

四、核心制度四：采购信息保密规定
（1）保护信息，维护利益
   采购信息保密制度对相关信息进行等级管理，分为绝密、机密、秘密和内部公开四类。绝密信息包括投标文件和合同等，若泄露将导致公司遭受重大损失，因此对其阅读、传递和审批有严格的限制，需求部门主管或项目负责人负责信息安全及合理使用。机密信息涵盖项目采购计划和供应商资料等，泄露可能严重影响公司利益，需经部门经理审批后部分人员才能知晓，严禁复制，特殊情况下需获得总经理批准。

    为确保信息的保密性，制度制定了一系列措施。采购专员在入职时必须与公司签署保密协议，并在日常工作中严格遵守保密要求，接受监督和检查。对于违反规定的行为，将根据情节轻重给予相应的处罚，对于构成犯罪的行为，将依法追究刑事责任。

（2）法律依据及关注事项
   该制度是根据《中华人民共和国反不正当竞争法》中关于保护商业秘密的相关规定而制定的，旨在确保企业的商业秘密安全，维护企业的竞争优势。

    采购方应准确区分不同类型采购信息的保密级别，严格遵守相关保密规定；与公司签署保密协议，并在日常工作中增强保密意识，积极接受监督与检查；在接待来访人员时，应严格控制信息的披露范围；规范信息处理行为，防止违规风险的发生。

4大核心制度的综合影响
   采购审批制度、采购合同执行管理制度、采购授权审批制度和采购信息保密制度紧密相连，互为补充，共同构建企业采购管理的坚实屏障。综合运用这四项核心制度，可以提升企业采购管理水平，优化资源配置，降低成本，并增强企业的竞争力，为企业的可持续发展奠定坚实基础。
   采购管理是企业运作中的重要环节，其核心制度对企业的发展至关重要。如果您希望进一步了解与采购管理相关的法律法规，请添加我们的微信，以获取详细信息，从而帮助企业的采购管理更加规范和高效。

【采购人特辑】电子采购活动重点环节详解

第一期：一文读懂采购管理的 4 大核心制度，采购人必看！

第二期：供应商管理制度与流程：构建高效供应链的关键

第三期：专家库管理的功能与重要性

第四期：采购计划需求管理：重要性、策略与优化五步法

第五期：高效采购过程管理策略：选择、执行与合同履约全解析

如需了解相关法律法规，欢迎添加微信获取更多信息。