【采购人特辑】第四期：采购计划需求管理：重要性、策略与优化五步法

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在当今竞争激烈的商业环境中，采购计划需求管理已成为企业运营的关键环节，直接关系到企业的成本控制、运营效率以及市场竞争力。做好采购计划需求管理，不仅能助力企业降本增效，还能确保企业在复杂多变的市场中稳健前行。

一、采购计划的重要性

（一）降低采购成本

采购计划可实现集中采购，通过整合企业内部的采购需求，与供应商争取更有利的采购价格和条款，从而有效降低采购成本。以某大型制造企业为例，实施采购计划后，通过集中采购原材料，采购成本降低了 15%。

（二）减少紧急采购及额外成本

缺乏采购计划易导致紧急采购频繁发生，而紧急采购往往伴随着更高的价格、加急运费等额外成本。有了完善的采购计划，可提前规划采购活动，减少紧急采购情况的出现，进而降低额外成本。据统计，某企业在建立采购计划体系后，紧急采购次数减少了 60%，节省了大量额外费用。

（三）提高工作前瞻性，规避行情风险

采购计划能够帮助企业提前洞察市场行情变化，在价格波动前做出合理的采购决策。比如，对于市场价格波动较大的原材料，企业可依据采购计划在价格低位时增加采购量，避免因价格上涨带来的成本压力，有效规避行情风险。

（四）保障产供销协同，减少停工待料和异常库存

合理的采购计划能保障产供销各环节紧密协同，确保生产所需物料按时、按量供应，减少停工待料的情况。同时，避免采购过多或过少物料，有效减少异常库存的产生。某电子企业在优化采购计划后，停工待料次数大幅降低，库存周转率提高了 30%。

二、如何做好采购计划需求管理的七大关键点

（一）选择采购计划策略

1. 战略性计划采购：针对价格或供求关系易变动的物料，企业应在价格低位时超前购买并储备商情库存。如在原材料价格预期上涨时，提前采购并储备，不仅能冲抵价格上涨对业务的影响，部分企业还能在价格高位时卖出部分物料获利。

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3. 按库存计划采购：适用于低值易耗品和备品备件。以某定制弹簧为例，其起订量为 200 个，年耗用量约 6000 个（月耗用量约 500 个），采购交期为一个月。通过设定补货点为 1000 个，一次补货量为 2000 个，当在库数量低于 1000 个时，系统报警或自动生成采购申请，采购部下单，供应商接单后一个月交付。这种方式避免了频繁采购和入库，节省了管理费用。

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5. 按需求计划采购：这是最常见的策略，生产性物料需求计划来自物控，非生产性物料、工程、设备和服务的需求计划来自归口部门，企业根据物料需求计划创建采购申请并下发采购订单。

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7. 按销售订单采购：在客户提供原材料委托供应商加工的场景下，供应商接到销售订单后，从客户或客户指定的供应商处购买物料。

（二）确保采购与物料需求计划同步

推荐使用 MRP（物料需求计划）将物料需求计划同步分解到采购计划。当物料需求过于集中，超过供应商产能峰值时，需人工调整部分物料需求的时间，平衡供应商产能。例如，某企业在生产旺季，通过人工调整物料需求时间，使供应商能够按时交付物料，保障了生产的顺利进行。

（三）控制到料时界和频次

根据供应商关系、距离和物料属性选择最佳供货模式：

1. 准时供货（JIT）：适合交付周期短、供应商仓库距离近、配合度高的场景，如包材的采购，采用分时送货和零库存管理模式。

2. 供应商管理库存（VMI）：由供应商承担仓储费和送货费，通常将库存放在甲方工厂附近，适用于供应商配合度高的情况，如部分零件的采购。

3. 业务外包（BPO）：适用于供应商不支持 JIT 或 VMI，要求按客户订单生产再从供应商仓库直发的场景，如短缺料的采购。

4. 采购订单（PO）：适用于供应商不签框架协议或价格一单一议的场景。

企业发展过程中，随着采购份额增加，供应商供货模式通常从 PO、BPO 依次发展到 VMI、JIT、JIT+VMI。例如，丰田汽车等标杆企业要求供应商在工厂周边建厂或租赁仓库，根据采购预测准备库存，按 JIT 计划分时送货，实现物料零库存管理。

（四）物料齐套控制

物料齐套控制是保障生产和交付的关键手段，企业需从战略、战术和执行三个层面入手：

1. 战略层：物料计划员在制定主计划时，检查长交期物料的齐套性，对于无法齐套的物料提早报告，主计划员调整主计划确保可执行。

2. 战术层：每次更新生产计划和开具工单时，物料计划员检查物料在库和在途情况，判断齐套风险，确保生产计划和工单可执行。

3. 执行层：在叫料和生产开始前，物料计划员多次检查物料齐套情况，如有问题提早调整生产排程，避免因物料短缺临时换线。

（五）抵御物料短缺风险

对于市场短缺的物料，如半导体，采购人员不能仅依据 MRP 系统计算的采购计划执行。需与供应商快速反应、协同，必要时一次性拉进供应商库存，同时与研发确认部件产品生命周期，评估替代风险，采用先进的风险备料方法合理备料，防止库存呆滞。

（六）抵御物料质量风险

1. 整批不良情况：在 JIT 供货模式下，为应对整批不良且生产不能停线的情况，企业应提前建立良品库。当来料不良时，生产部门可从良品库取料，保证生产不停线。

2. 批次中有一定比例不良：根据历史数据设定合理的不良率，并加入物料需求计划公式。如某零件来料不良率常年稳定在 2% - 3%，在物料需求计划中设定 3% 的损耗值，当产线需要 1000 个时，MRP 系统会通知采购 1030 个，确保产线足额完成工单。

（七）明确责任分工（RACI 模型）

采用 RACI 模型明确采购计划中的责任分工：

1. 谁执行（R=responsible）：负责执行任务的角色，如采购计划员负责具体的采购计划制定和执行工作。

2. 谁负责（A=accountable）：对任务负全责的角色，如采购经理对采购计划的整体效果负责。

3. 咨询谁（C=consulted）：在任务实施前或中提供指导性意见的角色，如供应商质量工程师在采购过程中提供质量方面的专业意见。

4. 告知谁（I=informed）：及时被通知结果的角色，不必向其咨询、征求意见。

使用 RACI 模型时需注意直接安排到人，避免多人负责同一职能，确保相关人员有时间和授权。通过该模型，可清晰界定采购计划各环节的责任，提高工作效率和质量。

三、优化采购需求管理的 “五步法”

（一）完善内控管理机制

依据《政采需求管理办法》，采购人对采购需求管理负有主体责任。应完善内控管理制度，形成从立项到采购、验收的管理闭环，将采购责任落实到采购申请部门和项目经办人、审批人，并对项目进行效益考核，加强对采购业务的监管力度，避免采购业务出现计划性不足的问题。

（二）强化编写过程管理

采购需求的形成需要参与人员充分了解拟采购产品的市场、技术情况以及项目建设需求。合理的采购需求应在预算范围内采购到最符合项目建设目的的标的物。形成采购需求后，还应建立健全论证机制，组织专家进行充分论证，借助共享平台降低重复建设，提高财政资金使用效率。

（三）细化采购需求审查

1. 制定审查机制：采购需求对采购实施过程和结果影响重大，不明确、不合理的采购需求可能导致采购结果达不到质量要求，甚至引发供应商质疑和投诉。因此，应制定校内采购需求审查机制，确保采购需求明确、具体、合理。

2. 明确审查责任：采购需求审查工作应由多个职能部门联合进行。涉及学科建设的，发展规划部门参与；涉及专业建设的，教务部门参与；涉及实验室建设的，实验室管理部门参与；其他如基础建设、消防安全、办公设备等采购需求，也应由相应部门参与审核。

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（四）加强采购人员培训

因企业部门众多，采购需求多样，采购申请部门人员可能对政采要求不熟悉，导致提出的需求存在违规问题。采购部门应利用专家资源，对职工进行全员培训，使采购需求提出时就能合理合规，减少采购过程中的重复沟通和项目进度停滞。

（五）利用数字化提高效率

1. 编制环节：打通企业资产管理系统和资源共享平台，接收供应商项目建设方案或产品介绍，提高采购需求质量。

2. 评审环节：利用电子化在线论证平台，扩大论证专家选择范围，确保项目建设质量。

3. 经验积累：通过数字化平台积累采购过程的经验与知识，形成采购模板、需求指南、负面清单等，提高采购需求编制和审批效率。

四、采购计划需求管理案例分析

某电子产品制造企业，过去由于采购计划需求管理混乱，经常出现原材料积压或缺货的情况。生产线上因物料短缺导致停工的次数每月高达 5 次，库存积压资金达到了 500 万元，严重影响了企业的生产效率和资金流。

为解决这些问题，企业采取了一系列措施：首先，根据不同原材料的特性，选择了合适的采购计划策略。对于价格波动大的芯片，采用战略性计划采购，在价格低谷时加大采购量；对于常用的电阻、电容等低值易耗品，采用按库存计划采购，设定合理的补货点和补货量。

其次，引入 MRP 系统，确保采购计划与物料需求计划同步，并根据供应商的产能情况，人工调整部分物料需求时间，使供应商能够稳定供货。同时，优化了与供应商的合作模式，对于距离较近的主要零部件供应商，采用 JIT 供货模式，实现了原材料的零库存管理，大大降低了库存成本。

在物料齐套控制方面，从战略、战术和执行三个层面加强管理。在制定生产计划前，物料计划员会仔细检查长交期物料的齐套情况，提前调整生产计划；在生产过程中，实时监控物料的在库和在途情况，及时发现并解决齐套风险；在叫料和生产开始前，多次核对物料齐套情况，避免因物料短缺导致生产中断。

此外，企业还完善了内控管理机制，明确了各部门在采购需求管理中的职责，加强了对采购人员的培训，提高了采购需求编制的合理性和准确性。利用数字化技术，建立了采购管理平台，实现了采购需求的在线编制、审批和跟踪，提高了采购效率。

经过一系列改进措施的实施，企业的采购计划需求管理取得了显著成效。停工次数减少到每月 1 次以内，库存积压资金降低至 100 万元，采购成本降低了 12%，生产效率提高了 20%，企业的市场竞争力得到了大幅提升。

五、结论

采购计划需求管理是企业供应链管理的核心环节，对企业的成本控制、运营效率和市场竞争力有着深远影响。通过重视采购计划的重要性，掌握做好采购计划需求管理的七大关键点，运用优化采购需求管理的 “五步法”，并借鉴成功案例的经验，企业能够不断完善采购计划需求管理体系。

在未来，随着市场环境的不断变化和企业竞争的日益激烈，持续优化采购计划需求管理将成为企业保持竞争优势、实现可持续发展的关键所在。企业应紧跟时代步伐，积极引入先进的管理理念和技术手段，不断提升采购计划需求管理水平，为企业的长远发展奠定坚实基础。

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